على طريقة ماري كوندو.. كيف تعيد تنظيم حياتك المهنية؟

تظهر ماري كوندو، المرأة اليابانية الرقيقة بابتسامتها الدافئة والمشرقة، وقد تمكنت من تغيير حياة الملايين في العالم من خلال كتبها الشهيرة مثل "سحر الترتيب: فن تغيير حياتك"، و"انشروا الفرح: فن التخلص من الفوضى والعيش ببساطة"، إلى جانب برنامجها على شبكة نتفليكس.

تعتمد فلسفة كوندو على فكرة الاحتفاظ بالأشياء التي تمنحك شعورًا بالفرح والتخلص من البقية، مؤكدة أن المحيط المرتب يعكس ذهنًا مرتبًا.

ففي كتابها "الفرح في العمل: تنظيم حياتك المهنية" (Joy at Work: Organizing Your Professional Life)، الذي شاركت في تأليفه مع سكوت سونينشين عالم النفس التنظيمي وأستاذ علم الإدارة بجامعة رايس، تقدم كوندو دليلًا شاملًا لتنظيم الحياة المهنية.

يشمل هذا التنظيم مساحة العمل، والبريد الإلكتروني، والبيانات والملفات، والمهام والمواعيد. يعدك الكتاب ببيئة عمل مرتبة وحياة مهنية ناجحة، وإذا كنت قد اطلعت على فلسفتها سابقًا ستجد أن هذا الكتاب يعتمد على الأساسيات نفسها، مع الفارق أنك في العمل لا تستطيع التخلص من كل ما لا يبعث على البهجة.

فكر أولا

تطرح ماري كوندو عددا من الأسئلة التي تحتاج لطرحها على نفسك في البداية:

كيف تتخيل يوم العمل المثالي؟ ما الذي تستخدمه يوميا وما الذي تحتاجه على فترات؟

وعند تنظيم الملفات والأغراض يقترح الكتاب 3 أسئلة أساسية:

هل هي ضرورية؟ أم إنها غير عملية لكنها تثير فيك الفرح؟ (مثل صورة طفلك الصغير التي يساعدك وجودها أمامك على تقديم أداء أفضل في العمل) هل لها فائدة مستقبلية؟

على سبيل المثال بعض العقود والفواتير التي لا تحتاجها حاليا قد تحتاجها في نهاية العام، أما الأغراض والأوراق التي لا تنتمي لأي من الفئات الثلاث، فالكتاب ينصحك بالتخلص منها.

ترتيب الأوراق والوثائق

يقدم الكتاب نصيحة بإنشاء نظام حفظ بسيط ومرتب، يمكن تنظيمه إما حسب العميل أو التاريخ، بحيث يسهل الوصول إلى المعلومات المطلوبة بسرعة. كما يشير إلى أهمية تخزين الملفات بشكل أفقي بدلا من الرأسي، لتتمكن من رؤيتها بوضوح.

ترتيب البريد الإلكتروني

غالبًا ما يشكو الموظفون من تأثير البريد الإلكتروني على إنتاجهم، إذ يضيع كثير من وقت العمل في التعامل مع الرسائل.

وفقًا للكتاب، هناك 3 أساليب يتبعها الموظفون في التعامل مع البريد الإلكتروني:

فالبعض يتوقف عن العمل عند وصول رسالة جديدة ويتعامل معها على الفور، وآخرون يعودون إلى البريد الإلكتروني بشكل متقطع، مما قد يؤدي إلى تفويت رسائل مهمة، بينما مجموعة أخرى تراكم الرسائل وتعتمد على خاصية البحث للوصول إلى ما يحتاجونه.

يوصي الكتاب بتطبيق الأسئلة الثلاثة التي استخدمناها مع الوثائق الورقية لتحديد الرسائل التي يجب حذفها. ويقترح تصنيف الرسائل إلى 10 فئات بحد أقصى، كما لا توصي ماري كوندو بتخصيص يوم كامل لتنظيم البريد الإلكتروني، بل توزيع المهمة على فترات فراغك اليومية.

ترتيب جدول المهام والمواعيد

يناقش الكتاب الفخاخ التي تسبب الفوضى في جدول المهام والتي تنقسم ما بين: القيام بعمل أكثر مما تحتاجه كي تحقق مكسبا أكبر بدلا من الاستمتاع بما حققته، وكذلك التنقل بين المهام بدلا من تخصيص الوقت لمهمة واحدة والتركيز عليها.

وتشير الأبحاث إلى أن تعدد المهام يمكن أن يقلل إنتاجك بنسبة تصل إلى 40%.

ومن أجل السيطرة على قائمة مهامك، يقدم الكتاب مجموعة من النصائح الفعالة:

مهامك الأساسية: يقصد بها المهام المستمرة التي تحدد دورك الأساسي في العمل.

مهام المشاريع: وهي المهام التي تحمل نقطة بداية ونهاية واضحة.

مهام النمو والتطور: التي تساعدك على الترقي والتطور في عملك مثل القراءة وحضور التدريبات.

أي مهام إضافية: تعتقد أنها عديمة الجدوى وناقش مديرك أو بقية فريق العمل لفهم المبرر الحقيقي وراءها.

رتب القرارات التي تحتاج لاتخاذها يوميا، فهناك قرارات بسيطة لا تحتاج لكثير من التفكير، وقرارات أخرى عالية المخاطر تحتاج للتركيز قبل اتخاذها. ينصحك الكتاب بتجاوز القرارات البسيطة، وتوفير طاقتك للقرارات المهمة التي تحتاج إلى تركيز. وينصح كذلك بتفويض المهام كلما أمكن ذلك، وبإيجاد طريقة لأتمتة المهام المتكررة.

وتنصح ماري كوندو بأداء المطلوب فقط في المهام اليومية، وتوفير تركيزك وطاقتك للأمور الأهم والتي تؤثر بقوة على مسيرتك المهنية، فالهوس بالكمال والمثالية قد يؤدي إلى خفض أدائك الوظيفي بدلا من تحسينه.

تنظيم وقت الاجتماعات

إذا لم تنظم الاجتماعات جيدا فقد تفقد مسارها الصحيح وتتحول إلى مضيعة للوقت، وتؤكد ماري كوندو أن اتباع النصائح التالية سيمكنك من الحصول على أقصى استفادة من الاجتماعات:

• احرص على التركيز والانخراط في النقاشات الدائرة ولا تكتف بالحضور الجسدي.
• اقرأ جدول الاجتماع لفهم الموضوعات المطروحة للنقاش واستعدّ جيدا.
• تخلص من المشتتات وامنح الاجتماع كل اهتمامك.

إذا كنت المسؤول عن إدارة الاجتماع، يوصي الكتاب باتباع النصائح التالية:

تأكد من وضوح الهدف الأساسي للاجتماع. فكر إذا كنت بحاجة فعلية لعقده، أم يمكن استبداله برسالة مختصرة؟ وهل جميع المدعوين بحاجة إلى الحضور، أم يمكنك الاكتفاء بعدد أقل لتحقيق مشاركة أكثر فاعلية؟ كما يُفضل إرسال جدول الاجتماع قبل وقت كافٍ لجميع الحاضرين، مع تحديد موعد مناسب لا يتعارض مع المهام الأخرى للفريق. وفي نهاية الاجتماع، احرص على تلخيص النقاط الرئيسة وتوزيع المهام بوضوح لكل فرد.

العمل من المنزل

مع تزايد العمل من المنزل، خاصة بعد جائحة كورونا، يواجه البعض صعوبة في تنظيم بيئة العمل. ينصح الكتاب بتخصيص مساحة محددة لأدوات العمل وإبعاد كل ما لا يتعلق بالعمل عن هذا المكان، كما يقترح إضافة عنصر يجلب السعادة مثل صورة عائلية أو مزهرية صغيرة.

كذلك من المفيد إنشاء روتين يومي يساعد عقلك على الانتقال إلى وضع العمل، مثل تغيير ملابسك أو استخدام عطر معين لتحفيز هذا التحول.

يُعدّ الترتيب وتنظيم البيئة عاملا رئيسا في تحسين الأداء المهني، سواء كنت تتفق مع فلسفة ماري كوندو أم لا، ويمكنك تخصيص النصائح بما يناسب طبيعة عملك لتحقيق أفضل أداء ممكن.